Co to jest list – definicja
List jest wypowiedzią pisemną, w której autor (nadawca) zwraca się do osoby lub instytucji (odbiorcy). W zależności od tego, kto jest adresatem, listy dzielimy na prywatne (np. do krewnego, znajomego) i oficjalne (do osoby, której nie znamy osobiście lub piastującej wyższe niż nasze stanowisko, do urzędnika, osoby publicznej lub instytucji). Od charakteru listu zależy jego styl, inny też będzie cel, jaki przyświeca piszącemu.
W dobie Internetu sztuka pisania listów (epistolografia) coraz częściej traktowana jest jako staroświecka forma komunikacji. Tradycyjne listy skutecznie zastępowane są przez wiadomości e-mail.
Cechy i zasady tworzenia
Redagując list, należy pamiętać o kilku zasadach.
1. List jest świadectwem nie tylko kultury naszego języka, ale i kultury osobistej. Należy więc zadbać o jego estetykę.
2. Zwrot do adresata w nagłówku możemy zapisać dwojako – albo zakończyć go wykrzyknikiem, a pierwsze zdanie wstępu rozpocząć od dużej litery, albo postawić po nim przecinek, a kolejne zdanie zapisać od małej litery.
Szanowny Panie!
W imieniu wszystkich pracowników…
Szanowny Panie,
w imieniu wszystkich pracowników…
3. Wszelkie zwroty do adresata – w wołaczu (Babciu, Panie Profesorze, Drogi Stryjku) oraz zaimki osobowe (Cię, Twój, Wam) – zapisujemy wielka literą.
4. Redagując wstęp listu prywatnego, można odnieść się do otrzymanej wcześniej od adresata korespondencji lub do posiadanych o nim informacji (wyzdrowiał, znalazł pracę, wrócił z urlopu itp.).
5. W rozwinięciu listu – aby nie przybrało formy opowiadania – warto stosować zwroty do adresata wplecione w tok wypowiedzi. Służyć będą podtrzymaniu kontaktu z odbiorcą.
6. Należy pamiętać, że postscriptum nie może zawierać informacji kluczowych dla realizacji tematu listu – ich miejsce jest w rozwinięciu.
6. W przypadku listu drukowanego można zastosować akapity blokowe, czyli pozbawione wcięć w pierwszym wersie, ale z powiększonymi odstępami międzyakapitowymi. List wydrukowany należy podpisać własnoręcznie.
Budowa i schemat
Niezależnie od tego, czy piszemy list oficjalny czy prywatny, należy uwzględnić następujące elementy:
- miejscowość i data zapisywane w prawym górnym rogu; możliwe sposoby zapisu:
Warszawa, 15.02.2010 r. / Warszawa, 15 lutego 2010 r. / Warszawa, 15 II 2010 r.,
- nagłówek – zwrot do adresata,
- wstęp (akapit), w którym określamy cel pisania listu,
- rozwinięcie służące realizacji celu, tu stosujemy zasadę - nowa myśl = nowy akapit,
- zakończenie (akapit) zawierające formułę pożegnalną,
- własnoręczny podpis,
- ewentualnie postscriptum (PS), tj. dopisek umożliwiający przedstawienie informacji, o których zapomnieliśmy napisać wcześniej.
Przydatne zwroty i słownictwo
1. List prywatny:
- nagłówek: Cześć, Braciszku!, Droga Elu!, Kochana Babciu!,
- formuła pożegnalna: Serdecznie pozdrawiam, Całuję mocno, Przesyłam buziaki.
2. List oficjalny:
- nagłówek: Szanowna Pani!, Szanowny Panie Dyrektorze!,
- formuła pożegnalna: Z poważaniem, Łączę wyrazy szacunku, Z wyrazami szacunku.
List nieoficjalny
Celem listu prywatnego jest przekazanie informacji wzbogaconych o refleksje, przeżycia, opis stanów emocjonalnych. Do osoby bliskiej zazwyczaj zwracamy się ciepło – adekwatnie do relacji, w jakich pozostajemy. Możemy stosować słownictwo potoczne.
Przykładowy list nieoficjalny - wzór - list do Świętego Mikołaja
Przykładowy list nieoficjalny - wzór - list do chorego kolegi
List oficjalny
W liście oficjalnym należy zwrócić uwagę na staranny język i precyzję wypowiedzi. Ma on charakter formalny, urzędowy. Celem nadawcy może być przedstawienie jakiegoś problemu, sformułowanie prośby, podziękowanie. Tę formę wypowiedzi cechuje styl zwięzły, uprzejmy. Nie używa się słownictwa potocznego.
Schemat kompozycyjny:
1. miejscowość i data – w prawym górnym rogu,
2. dane nadawcy – imię i nazwisko, stanowisko, dane teleadresowe (w zależności od charakteru listu) – w lewym górnym rogu,
3. dane odbiorcy – zwrot grzecznościowy (Sz. P.), imię i nazwisko, piastowane stanowisko / nazwa firmy – poniżej danych nadawcy, od środka do prawej,
4. zwrot do adresata,
5. wstęp – sformułowanie celu,
6. rozwinięcie – realizacja celu,
7. zakończenie z formułą grzecznościową,
8. własnoręczny podpis,
9. ewentualnie - spis załączników.
Przykładowy list oficjalny - wzór - list do dyrektora szkoły
List otwarty
Nadawcą tej odmiany listu może być jedna osoba lub grupa ludzi, natomiast odbiorcą – osoba publiczna bądź instytucja. Jego treść podaje się do wiadomości publicznej np. za pośrednictwem mediów. Treść dotyczy problemów życia codziennego w sferze społecznej, politycznej czy kulturalnej. List ma zwrócić uwagę na daną kwestię lub wymusić zajęcie stanowiska względem niej. Siłę jego oddziaływania wspierają dosadne sformułowania, kultura języka wyklucza jednakże stosowanie wulgaryzmów. Schemat listu przedstawia się następująco: zwrot do adresata, wstęp – sformułowanie problemu, rozwinięcie – przedstawienie problemu oraz argumentacja dotycząca jego ważkości, zakończenie – wyrażenie nadziei na rozwiązanie problemu, podpis/podpisy autorów.
Przykładowy list otwarty - wzór - list otwarty dotyczący potrzeby pomagania innym
List motywacyjny
To użytkowa forma wypowiedzi, której adresatem jest pracodawca. Celem listu motywacyjnego jest przedstawienie własnej kandydatury na dane stanowisko oraz jej uzasadnienie. Jest więc swoistą formą autoreklamy. Ponieważ w przypadku zatrudnienia pracodawca będzie miał możliwość weryfikacji prawdziwości przedstawionych danych, należy w liście motywacyjnym umieszczać tylko informacje zgodne z rzeczywistością.
Zazwyczaj dołączany jest do CV – stanowi jego uzupełnienie (w żadnym wypadku nie powiela treści CV). Przygotowanie pisma wymaga ogromnej uwagi i staranności, ponieważ umożliwia wywarcie na odbiorcy dobrego wrażenia jeszcze przed spotkaniem twarzą w twarz.
List motywacyjny przygotowany w wersji komputerowej warto zapisać w formacie PDF. Zyskamy pewność, że układ treści pozostanie niezmienny w momencie otwarcia pliku. Należy zadbać o czytelną czcionkę i przejrzysty układ tekstu.
List motywacyjny powinien być przygotowany w odpowiedzi na konkretną ofertę pracy. Sztampowe sformułowania i ogólniki to ryzyko, że rekruter nie zwróci uwagi na kandydata.
Schemat kompozycyjny:
1. miejscowość i data – w prawym górnym rogu,
2. dane nadawcy – imię i nazwisko, stanowisko, dane teleadresowe – w lewym górnym rogu,
3. dane odbiorcy – zwrot grzecznościowy (Sz. P.), imię i nazwisko, piastowane stanowisko, nazwa firmy – poniżej danych nadawcy, od środka do prawej; warto np. w Internecie poszukać konkretnych nazwisk, by już na tym etapie rekrutacji wykazać się wiedzą o firmie,
4. zwrot do adresata,
5. treść właściwa listu:
- we wstępie należy odnieść się do oferty pracy oraz wyjaśnić, dlaczego się na nią odpowiada, już na tym etapie można podkreślić swoją wyjątkowość,
- rozwinięcie to miejsce na zaprezentowanie swoich mocnych stron (umiejętności oraz cech osobowości, które warunkują efektywną pracę na tym stanowisku), dotychczasowych osiągnięć, wyjaśnienie, jakie korzyści dla firmy wniesie zatrudnienie nas; warto jeszcze raz przeanalizować ofertę i sprawdzić, czy w liście motywacyjnym odnieśliśmy się do wszystkich oczekiwań pracodawcy,
- w zakończeniu należy zadeklarować gotowość spotkania,
8. formuła grzecznościowa, własnoręczny podpis.
Przykładowy list motywacyjny - wzór - list Jana Kochanowskiego
Przykadowy list motywacyjny - wzór - list kandydata na ucznia liceum
E-mail to rodzaj listu wysyłanego za pomocą sieci komputerowej. Przy jego tworzeniu obowiązują zasady stosowane w korespondencji tradycyjnej. Styl wiadomości powinien być adekwatny do odbiorcy (e-maile prywatne i oficjalne). Należy zadbać o poprawność zapisu, stosować polskie znaki. Przejrzystość wiadomości uzyskamy, rozdzielając kolejne akapity pustymi linijakami. W korespondencji oficjalnej wykluczone są emotikony. W tym przypadku warto także zadbać o poważnie brzmiący adres e-mail, bazujący na przykład na imieniu i nazwisku.
Nie zaleca się używania w nagłówku sformułowania Witaj/Witam. Jeżeli nie wiadomo, kiedy wiadomość zostanie odczytana, nie stosuje się form Dzień dobry!, Dobry wieczór!
Użycie wersalików oznacza podniesienie głosu, zgodnie z zasadami netykiety należy więc ich unikać.
W załączniku nie należy wysyłać zbyt dużych plików oraz plików w rzadko używanych formatach.
Schemat kompozycyjny:
- uzupełnienie pola „Temat”,
- nagłówek – powitanie lub zwrot do adresata (nieoficjalny – np. Cześć, Kasiu!, oficjalny – np. Szanowny Panie!; zasady interpunkcji identyczne jak w tradycyjnym liście),
- treść wiadomości - krótka, precyzyjna, z zachowaniem trójdzielności wypowiedzi szczególnie w e-mailach oficjalnych,
- informacja o ewentualnych załącznikach,
- formuła pożegnalna,
- podpis.
Przykładowy e-mail nieoficjalny - wzór - wiadomość do kolegi
Przykładowy e-mail - wzór - wiadomość z podaniem o pracę w załączniku
SMS
SMS (ang. Short Message Service) jest krótką wiadomością tekstową wysyłaną lub odbieraną przez telefon komórkowy. Jego forma narzuca wyjątkową zwięzłość wypowiedzi (elementy graficzne dodatkowo zmniejszają ilość znaków, którymi dysponujemy dla pojedynczej wiadomości).
Dopuszczalne jest używanie skróconych form wyrazów wtedy, gdy mamy pewność, że będą one czytelne dla odbiorcy. Kultura języka wymaga stosowania polskich znaków, przestrzegania zasad ortografii i interpunkcji.
Jeżeli nie ma pewności, że adresat ma zapisany numer odbiorcy w pamięci telefonu, należy się podpisać.
SMS-y stosuje się raczej w kontaktach nieoficjalnych. W ten sposób można umówić się na spotkanie, pogratulować, przesłać pozdrowienia, krótką informację. W przypadku kontaktów oficjalnych najczęściej wykonuje się połączenie telefoniczne.
SMS-y stopniowo wypierają świąteczne, urodzinowe i imieninowe kartki z życzeniami.