Pisownia obcych nazw własnych zależy od:
a. zwyczaju językowego - wiele nazw spolszczono dawno temu (Wiedeń, Praga, Paryż) i w takiej formie funkcjonują we współczesnej polszczyźnie,
b. zasad transkrypcji i transliteracji, które umożliwiają dostosowanie zapisu do możliwości alfabetu łacińskiego (np. z greki czy alfabetu rosyjskiego),
c. wymagań systemu językowego, który reguluje m.in. odmianę wyrazów,
d. pochodzenie nazwy - inaczej np. odmienia się nazwiska angielskie, inaczej węgierskie.
1. NAZWISKA
2. IMIONA
a. Pisownia
Imiona żyjących współcześnie obcokrajowców należy zapisywać w wersji oryginalnej, nawet jeśli istnieją ich polskie odpowiedniki (np. Michelle Obama, nie - Michalina Obama, Stephen King, nie - Stefan King). W przypadku imion zapisanych alfabetem innym niż łaciński stosuje się transkrypcję i transliterację (np. ros. Андроник - Andronik, gr. Ἡρακλείδης - Heraklides).
Wiele imion (i nazwisk) postaci żyjących wcześniej zostało spolszczonych - Jerzy Waszyngton (ang. George Washington), Krzysztof Kolumb (wł. Cristoforo Colombo), Wolter (fr. Voltaire), Jan Sebastian Bach (niem. Johann Sebastian Bach). Równie wielu używa się w brzmieniu oryginalnym - Carlo Collodi (nie - Karol), Vincent van Gogh (nie - Wincenty), Ferenc Molnár (nie - Franciszek), Henry Ford (nie - Henryk).
b. Odmiana
Odmieniają się tylko żeńskie imiona zakończone na -a (Greta - Grecie, Claudia - Claudii, Eva - Evie, Linda - Lindzie).
Odmieniają się nazwiska męskie zakończone w wymowie na spółgłoskę (Oscar - Oscara, Matthias - Matthiasa, Boris - Borisa, Franz - Franza) oraz -a, -o, -y, -i (Alosza - Aloszy, Domenico - Domenica, Henry - Henry’ego, Levi - Leviego).
3. NAZWY GEOGRAFICZNE
a. Pisownia
W 2013 r. Komisja Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Polski przy Głównym Geodecie Kraj opracowała i opublikowała „Urzędowy wykaz polskich nazw geograficznych świata” obejmujący wszystkie kontynenty i obiekty podmorskie. Zgodnie z zawartymi w nim wytycznymi w języku polskim używa się spolszczonych nazw państw (Szwecja, Rosja, Kolumbia, Kanada), miast (Paryż, Madryt, Praga, Wiedeń) oraz innych obiektów geograficznych (Morze Jońskie, Pireneje, Jezioro Bodeńskie, Wyżyna Lotaryńska). W odniesieniu do pozostałych nazw nieujętych w wykazie używa się pisowni oryginalnej (Chicago, Illinois, Buenos Aires, Manchester, Kent).
b. Odmiana
Spolszczone nazwy geograficzne odmienia się jak podobne do nich rzeczowniki pospolite (Hawana jak śmietana, Bhutan jak butan, Tybet jak grzbiet, Filipiny jak maliny, Tracja jak kolacja).
Odmieniając obce nazwy geograficzne, należy pamiętać, że:
- odmianie nie podlegają nazwy, dla których nie da się ustalić wzoru (np. Capri, Hanoi, Fidżi), nazwy akcentowane na ostatniej sylabie (np. Verdun, Calais, Bordeaux), nazwy rodzaju nijakiego zakończone na -um (np. Monachium),
- raczej nie odmienia się nazw zakończonych na -o (np. Tokio, Kolorado, Rio de Janeiro, Sao Paulo), choć wiele z nich zwyczajowo odmieniamy (np. Drezno),
- nie odmienia się niesłowiańskich nazw zakończonych na -e (np. New Hampshire, Albertville, Maine),
- odmienia się nazwy żeńskie zakończone na -a (Montana - Montany, Pasadena - Pasadeny, Atlanta - Atlanty).