Co to jest list formalny z reklamacją - definicja
Reklamacja jest tworzona w celu wskazania wad zakupionego produktu lub usługi oraz uzyskania zwrotu pieniędzy, czy zamiany wadliwego artykułu, jak i powtórzenia wykonanego błędnie zlecenia.
Cechy i zasady tworzenia
Należy pamiętać, że jeśli reklamacja przyjmuje formę pisemną, to wówczas jest listem formalnym. Pisząc taki list musimy pamiętać o szeregu wytycznych obowiązujących przy tworzeniu wypowiedzi formalnej, jak na przykład: brak możliwości używania skrótów, czy wyrażeń potocznych. Pamiętajmy, iż mimo niezadowolenia z zakupionego towaru/usługi należy unikać w reklamacji obraźliwych sformułowań stosowanych pod adresem osoby, która sprzedała nam dany produkt. W tym rodzaju wypowiedzi pisemnej wskazane jest używanie strony biernej, dzięki czemu uzyskuje się formalny charakter wypowiedzi.
Budowa i schemat
List o reklamację składa się z kilku części, w których przekazuje się konkretne treści dotyczące problemu.
1.Po przywitaniu się z adresatem, w pierwszej części należy wskazać, w jakim celu się kontaktujemy.
2. W kolejnej części podajemy co, kiedy i gdzie zakupiliśmy, a nastęnie w osobnym paragrafie opisujemy czego dotyczy reklamacja, czyli opisujemy wady produktu. Opisując nasz problem warto zaznaczyć kiedy zorientowaliśmy się, że zakupiony produkt jest wadliwy.
3. Następnie, w kolejnym akapicie stwierdzamy, czy oczekujemy otrzymania zwrotu pieniędzy, czy przekazania nam nowego produktu pozbawionego wady.
4. Na zakończenie naszego listu wyrażamy nadzieję na odpowiedź.
5. Żegnamy się z adresatem listu.
6. Podpisujemy list literami XYZ.
Przydatne zwroty i słownictwo
Dear Mr/ Mrs/ Ms Smith..., - Szanowny Panie/ Pani (kobieta zamężna)/ Pani (zwrot uniwersalny w przypadku zwracania się do kobiet)
Dear Sir or Madam, - Szanowny Panie/Szanowna Pani- Szanowni Państwo (gdy nie znamy dokładnego adresata listu)
I am contacting you, because... - Kontaktuję się z panem/panią, ponieważ
I would like to make a complain. - Chciałbym zgłosić reklamację.
It does not work. -Nie działa.
It makes funny noises. - Wydaje dziwne dżwięki.
It is impossible to switch it on/ off. - Nie można tego włączyć/wyłączyć.
The screen is scratched. - Ekran jest zarysowany.
The manual is missing. - Brakuje instrukcji obsługi.
The paint came off. - Farba odeszła.
It stopped responding. - Przestał odpowiadać na polecenia.
I wonder if... - Zastanawiam się, czy...
Please, tell me if... - Proszę o odpowiedź, czy...
Could you tell me if... - Czy może mi pan/pani powiedzieć, czy...
I would like to receive a full refund. - Chciałbym otrzymać pełen zwrot.
I would like to have it replaced with a new one. - Chciałbym otrzymać nowy produkt.
I look forward to hearing from you. - Oczekuję na pana/pani odpwoiedź.
Yours faithfully, - Z poważaniem (zwrot stosowany, gdy znamy dokładnego adresata)
Yours sincerely, - Z poważaniem (gdy nie znamy dokładnego adresata)