Jak napisać listu formalny z reklamacją - budowa, schemat, słownictwo

Co to jest list formalny z reklamacją - definicja

Reklamacja jest tworzona w celu wskazania wad zakupionego produktu lub usługi oraz uzyskania zwrotu pieniędzy, czy zamiany wadliwego artykułu, jak i powtórzenia wykonanego błędnie zlecenia. 

Cechy i zasady tworzenia

Należy pamiętać, że jeśli reklamacja przyjmuje formę pisemną, to wówczas jest listem formalnym. Pisząc taki list musimy pamiętać o szeregu wytycznych obowiązujących przy tworzeniu wypowiedzi formalnej, jak na przykład: brak możliwości używania skrótów, czy wyrażeń potocznych. Pamiętajmy, iż mimo niezadowolenia z zakupionego towaru/usługi należy unikać w reklamacji obraźliwych sformułowań stosowanych pod adresem osoby, która sprzedała nam dany produkt. W tym rodzaju wypowiedzi pisemnej wskazane jest używanie strony biernej, dzięki czemu uzyskuje się formalny charakter wypowiedzi.

Budowa i schemat

List o reklamację składa się z kilku części, w których przekazuje się konkretne treści dotyczące problemu.

1.Po przywitaniu się z adresatem, w pierwszej części należy wskazać, w jakim celu się kontaktujemy.

2. W kolejnej części podajemy co, kiedy i gdzie zakupiliśmy, a nastęnie w osobnym paragrafie opisujemy czego dotyczy reklamacja, czyli opisujemy wady produktu. Opisując nasz problem warto zaznaczyć kiedy zorientowaliśmy się, że zakupiony produkt jest wadliwy.

3. Następnie, w kolejnym akapicie stwierdzamy, czy oczekujemy otrzymania zwrotu pieniędzy, czy przekazania nam nowego produktu pozbawionego wady.

4. Na zakończenie naszego listu wyrażamy nadzieję na odpowiedź.

5. Żegnamy się z adresatem listu.

6. Podpisujemy list literami XYZ.

Przydatne zwroty i słownictwo

Dear  Mr/ Mrs/ Ms Smith..., - Szanowny Panie/ Pani (kobieta zamężna)/ Pani (zwrot uniwersalny w przypadku zwracania się do kobiet)

Dear Sir or Madam, - Szanowny Panie/Szanowna Pani- Szanowni Państwo (gdy nie znamy dokładnego adresata listu)

I am contacting you, because... - Kontaktuję się z panem/panią, ponieważ

I would like to make a complain. - Chciałbym zgłosić reklamację.

It does not work. -Nie działa.

It makes funny noises. - Wydaje dziwne dżwięki.

It is impossible to switch it on/ off. - Nie można tego włączyć/wyłączyć.

The screen is scratched. - Ekran jest zarysowany.

The manual is missing. - Brakuje instrukcji obsługi.

The paint came off. - Farba odeszła.

It stopped responding. - Przestał odpowiadać na polecenia.

I wonder if... - Zastanawiam się, czy...

Please, tell me if... - Proszę o odpowiedź, czy...

Could you tell me if... - Czy może mi pan/pani powiedzieć, czy...

I would like to receive a full refund. - Chciałbym otrzymać pełen zwrot.

I would like to have it replaced with a new one. - Chciałbym otrzymać nowy produkt.

I look forward to hearing from you. - Oczekuję na pana/pani odpwoiedź.

Yours faithfully, - Z poważaniem (zwrot stosowany, gdy znamy dokładnego adresata)

Yours sincerely, - Z poważaniem (gdy nie znamy dokładnego adresata)

Polecamy również:

Komentarze (0)
Wynik działania 1 + 4 =
Ostatnio komentowane
.
• 2022-09-25 16:22:13
e
• 2022-09-25 13:52:46
Ta? To Abrahamistycznie
• 2022-09-20 17:15:41
ez
• 2022-09-19 20:46:22
Dobra konstrukcja wypowiedzi. Ma bardzo dobrą merytorykę. Lecz nie mogę zostawić suche...
• 2022-09-18 13:21:20