Rzecznik Praw Obywatelskich działa z własnej inicjatywy bądź po skierowaniu do niego skargi ze strony obywatela. Prawo do złożenia wniosku przysługuje każdemu obywatelowi, a także organom samorządowym, organizacjom, Rzecznikowi Praw Dziecka itp. Warto dodać, iż mają taką możliwość również cudzoziemcy będący pod władzą organów RP.
Skarga do Rzecznika Praw Obywatelskich jest bezpłatna i nie posiada określonej ustawowo formy (choć istnieją konkretne formularze, które można wypełnić). Ponadto, żeby złożyć wniosek nie potrzeba pełnomocnika.
Wniosek taki powinien zawierać:
- opisanie przedmiotu sprawy – wskazanie, jakie prawa bądź wolności pogwałcono, czego dotyczy sprawa,
- dane wnioskodawcy (imię i nazwisko, adres: miejscowość, ulica, numer domu, kod pocztowy),
- dane osoby, której wniosek dotyczy, jeśli jest nią ktoś inny niż wnioskodawca,
- załączone dokumenty dotyczące sprawy.
Rzecznik otrzymawszy skargę może podjąć następujące działania: „podjąć sprawę, poprzestać na wskazaniu wnioskodawcy przysługujących mu środków działania, przekazać sprawę według właściwości, może również sprawy nie podjąć”. O swojej decyzji o podjęciu lub niepodjęciu określonego działania Rzecznik musi poinformować osobę wnioskującą.